Validasi data membatasi apa yang boleh diketik ke sel. Ketika formulir diisi banyak orang, tanpa validasi kolom Status akan berisi "Lunas", "lunas", "LUNAS", dan "sudah", sehingga COUNTIF dan filter tidak bisa diandalkan. Tiga jenis yang paling dipakai: daftar pilihan (drop-down) untuk nilai yang sudah ditentukan seperti Lunas/Belum, bilangan bulat dalam rentang untuk jumlah atau nilai 1–100, dan tanggal untuk membatasi periode, misalnya tidak boleh sebelum 1 Januari 2026.
Langkah di lembar latihan
- Blok sel yang akan dibatasi, klik "Validasi data" di toolbar, lalu "Tambah Aturan" (di Excel: tab Data → Validasi Data).
- Daftar pilihan: jenis "Daftar pilihan", ketik opsi satu per satu lewat "Tambah" (Lunas, Belum), lalu "Selesai". Sel mendapat tombol panah drop-down.
- Bilangan bulat: jenis "Bilangan bulat", operator "antara", isi 1 dan 100.
- Tanggal: jenis "Tanggal", operator "pada atau setelah", isi tanggalnya.
Contoh: formulir pengajuan cuti. Kolom Jenis dibatasi daftar Tahunan/Sakit/Melahirkan; kolom Lama Hari dibatasi bilangan bulat 1 sampai 12; kolom Mulai dibatasi tanggal pada atau setelah hari ini. Pengaju yang mengetik "cuti" atau 0,5 hari langsung ditolak dengan pesan, sebelum datanya sampai ke HRD.
Kesalahan umum: memasang validasi setelah data lama terisi, sehingga nilai lama yang salah tetap ada (validasi hanya memeriksa ketikan baru); menulis opsi daftar dengan spasi berlebih ("Lunas ") sehingga tidak cocok dengan rumus; dan memilih "Angka" (desimal) padahal yang dibutuhkan bilangan bulat, sehingga 2,5 lolos.