Format bersyarat adalah format yang dipasang dengan aturan: sel berubah warna sendiri ketika nilainya memenuhi syarat, dan kembali normal ketika tidak. Berbeda dengan warna manual, aturan ini mengikuti data. Dua aturan yang paling sering dipakai di laporan: nilai kurang dari 0 (saldo minus, selisih stok negatif) dan nilai lebih dari ambang (tagihan di atas Rp10.000.000, keterlambatan lebih dari 3 hari).
Langkah di lembar latihan
- Blok rentang yang akan diperiksa, misalnya D2:D7.
- Klik "Format Bersyarat" di toolbar, lalu "Buat Aturan" (di Excel: Beranda → Format Bersyarat → Aturan Sorot Sel).
- Jenis gaya "Sorot Sel", aturan "Angka", operator "Lebih kecil dari", nilai 0, pilih warna isi, lalu "Kirim".
Contoh: kolom Selisih Anggaran berisi 250000, -75000, 0, dan -1200000. Aturan "kurang dari 0" mewarnai -75000 dan -1200000 saja. Bila nilai -75000 diperbaiki menjadi 25000, warnanya hilang sendiri. Aturan kedua "lebih besar dari 1000000" pada kolom Realisasi menyorot pos yang melampaui satu juta.
Kesalahan umum: memilih rentang termasuk baris judul, sehingga judul ikut dinilai (teks dianggap tidak memenuhi syarat angka, tetapi aturannya jadi membingungkan saat diedit); memasang aturan pada satu sel lalu lupa menyalinnya ke seluruh kolom; dan mengetik ambang dengan pemisah ribuan (10.000.000) yang dibaca sebagai teks sehingga tidak ada sel yang tersorot.