Setiap sel menyimpan dua hal terpisah: nilai dan format. Nilai adalah angka sesungguhnya yang dipakai rumus, misalnya 1250000. Format hanya mengatur cara angka itu ditampilkan di layar, misalnya 1.250.000 atau Rp1.250.000. Karena itu, mengubah format tidak pernah mengubah hasil SUM, AVERAGE, atau rumus lain; yang berubah hanya tampilannya.
Pemisah ribuan dipakai setiap kali kolom berisi uang atau jumlah besar supaya pembaca tidak salah menghitung nol. Pola formatnya #,##0: tanda # berarti digit yang tampil hanya jika ada, 0 berarti digit yang selalu tampil, dan koma menandai kelompok ribuan. Pola ditulis dengan tanda baca gaya Amerika (koma untuk ribuan, titik untuk desimal); di Excel berbahasa Indonesia tampilannya mengikuti pengaturan sistem, tetapi polanya tetap ditulis begitu.
Langkah di lembar latihan
- Blok sel yang ingin diformat, misalnya C2:C7.
- Klik menu "Format angka" di toolbar (tulisannya "Umum" saat sel belum berformat), lalu pilih "Format" di bagian bawah daftar.
- Pilih tab "Pemisah ribuan", atur tempat desimal 0, lalu klik "Konfirmasi".
Contoh: kolom Jumlah Peserta berisi 1200, 850, dan 15300. Setelah diberi #,##0 tampilannya 1,200, 850, dan 15,300; rumus =SUM di bawahnya tetap menghasilkan 17350 karena nilai selnya tidak disentuh.
Kesalahan umum: mengetik pemisah ribuan secara manual seperti 1.250.000 ke dalam sel. Di Excel berbahasa Inggris teks itu bukan angka, SUM mengabaikannya, dan hasilnya jadi 0 tanpa pesan error. Tanda peringatan lain adalah angka yang rata kiri di sel: itu berarti Excel membacanya sebagai teks.